当你整理好HRMS需求建议书（RFP），发送给HRMS供应商，邀请他们参与投标时，你就很清楚想通过新系统得到什么。既然有了老板签字同意的商业案例，而且也做好了计划和预算。那么接下来需要做的就是筛选一些符合标准的HRMS。如果准备了RFP，就能把筛选的系统摆在面前评估。
RFP清楚地说明了需求。它告诉供应商你们公司想要什么样的系统，以及为什么需要这样的系统，而且还清楚地呈现了公司选型的依据并邀请他们提交方案（通常使用标准模板）。不过，制作RFP 需要投入大量的精力。也许你会觉得为何不干脆浏览一些在线的HRMS 系统演示，然后选择最好看的那个呢？虽然会有风险，但是节省时间啊。似乎不准备RFP也可以。
在此，列出了需要 RFP 的 4 个理由，供参考：
1. 可以确保需求的完整性
如果必须制作包含所有 HRMS 需求的详细文档，那么就不得不研究所有需求。假如有利益相关者没有参与其中，那么就很容易发现缺了他们的意见。想要完成一份完整（且有用的）RFP，需要与任何对项目感兴趣或对项目有影响的人沟通：员工、一线经理和主管、中层、最高管理层、人力资源经理和专员（例如薪酬、财务、采购、IT）。
2. 可以帮助你判断需求的优先级
鉴于RFP的读者是 HRMS 供应商，而他们还太不了解你们公司，那么就需要考虑如何呈现你们的需求。有些需求比其他的更重要，如果想选出最适合的系统，就需要非常清楚哪些需求是必须的，哪些需求是可选的。
3. 获得来自供应商最好的反馈
站在系统供应商的角度换位思考一下。现在系统需要满足一些业务场景中比较复杂的需求。那么未来，该系统将如何适应业务战略的变化呢？清晰而全面的 RFP 以易于理解的形式将这些信息传达给供应商，并指导供应商依次向你们展示他们的系统，借此可以就判断他们的系统是否可用。
4. 降低供应商对你的决定的影响
供应商自然是想告诉你他们系统的优势和特色功能。但是你需要知道它在多大程度上符合公司的需求。这两者完全匹配的情况很少。通过清楚地说明你们公司的需求和必须需求，可以让供应商更容易明确你们的需求以及哪些是必须的，并对于他们选择“否”的需求一目了然。
从这个层面上说，RFP 可以更容易地发现营销的产品“亮点”，并有助于让供应商回归正题：呈现他们的系统将如何支持贵司的业务需求。
根据 Software Path 最近的一项调查，公司平均花费 20 周的时间选择一项新的人事技术。那么在这 20 周的时间内，整理一份 RFP 是一项重要的工作。RFP在选型和后期实施过程中还可以让你更省时省力。RFP 是客户和供应商之间达成共识的基础，最终可以避免选错系统。
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